«Купер Бизнес» рассказал, как компании организуют закупки для офиса

«Купер Бизнес» изучил, как сегодня устроены офисные закупки в небольших и средних компаниях, с какими сложностями сталкиваются сотрудники и почему бизнес все чаще переводит снабжение офиса в цифровой формат.

Офисные закупки остаются регулярным процессом для большинства компаний

По данным аналитиков «Купер Бизнес», средний заказ товаров для офиса составляет около 6 200 рублей, а средняя частота закупок — пять заказов в месяц. Продукты для офиса закупают 92% компаний, хозяйственные товары — 55%, канцелярию — 40%.

В число наиболее востребованных позиций входят кофе, чай, вода, бумага А4, туалетная бумага, мыло и снеки. При этом в большинстве небольших компаний закупки остаются дополнительной задачей офис-менеджера или администратора, который совмещает ее с другими рабочими обязанностями.

Эксперты сервиса отмечают, что часто закупки осуществляются через разные каналы: продукты приобретаются у одних поставщиков, канцелярия — у других, а отдельные товары сотрудники могут покупать самостоятельно. Пока процесс находится в зоне ответственности одного человека, такая система может работать эффективно, однако при росте компании или смене ответственного сотрудника возникают сложности с контролем расходов и документооборотом.

Где компании чаще всего теряют время

Основные потери бизнеса связаны не со стоимостью отдельных товаров, а с организацией самого процесса закупок. Сотрудникам приходится регулярно собирать заявки, контролировать остатки, выбирать поставщиков, оформлять заказы, согласовывать оплату, принимать доставку и передавать документы в бухгалтерию.

Когда закупки ведутся через несколько поставщиков и каналов, информация оказывается распределена между электронной почтой, личными кабинетами и мессенджерами. В результате компаниям становится сложнее отслеживать историю заказов, контролировать расходы и оперативно находить необходимые документы.

Дополнительные сложности возникают при оплате товаров через личные банковские карты сотрудников или наличными средствами. Такой подход затрудняет управленческий учет и подтверждение расходов. Для компаний на общей системе налогообложения вопрос особенно актуален, поскольку корректно оформленные закупки от имени юридического лица позволяют принимать входной НДС к вычету.

Какие инструменты помогают сделать закупки более управляемыми

По данным «Купер Бизнес», 77% клиентов сервиса используют электронный документооборот. Эксперты отмечают, что для регулярного снабжения офиса это позволяет сократить объем ручной работы с документами и упростить взаимодействие с бухгалтерией.

По мнению аналитиков сервиса, наиболее эффективной остается модель, при которой основные категории товаров закупаются через единый сервис, оплата производится по счету от юридического лица, документы передаются через ЭДО, а история заказов сохраняется в одном личном кабинете.

Эксперты «Купер Бизнес» также подготовили несколько рекомендаций для компаний, которые хотят сделать процесс закупок более прозрачным и удобным:

— Зафиксировать базовую корзину товаров, которые закупаются регулярно;
— По возможности объединить закупки продуктов, хозяйственных товаров и канцелярии в одном сервисе;
— Перейти на оплату по счету от юридического лица для более прозрачного учета расходов;
— Подключить электронный документооборот для автоматизации работы с документами;
— Хранить историю заказов и расходов в единой системе для упрощения контроля и анализа.

По мнению аналитиков, цифровизация закупок позволяет компаниям снизить операционную нагрузку на сотрудников, упростить работу бухгалтерии и сделать расходы на обеспечение офиса более прозрачными и управляемыми.