Как понять, что пора оптимизировать управление запасами? Чек-лист

Ритейлерам с «ручным» управлением закупками все сложнее конкурировать с автоматизированными игроками: против них играют человеческий фактор, низкая скорость обработки данных, невозможность динамического анализа. Особенно это становится заметно, когда бизнес растет: появляются новые точки продаж, расширяется номенклатура, увеличивается число поставщиков, и вместе с ними количество данных и факторов, которые нужно учитывать при закупках.

В результате растут неликвиды, списания товаров, что вызывает падение прибыли. Решить проблему можно при помощи грамотного управления запасами товаров, основанном на аналитике данных и принятии обоснованных решений.

Есть факторы, которые говорят о том, что компании пора оптимизировать работу с запасами:

• товарная матрица достигла более чем 1000 SKU для ритейла и более 500 SKU для дистрибуции.
• закупки осуществляются «на глаз», а ключевая экспертиза завязана на нескольких сотрудниках, опирающихся только на свой опыт.
• наличие большого количества факторов, которые важно учитывать при пополнении: сезонность, сроки годности, акции, упаковки, кратность заказа, товары-заменители, графики доставок и прочее.
• показатели эффективности склада падают: появляется проблема out-of-stock или over-stock, «мертвые запасы», низкая оборачиваемость склада.
• склад забит дорогостоящими товарами с редким спросом, в то время как ходовые позиции отсутствуют.

При помощи оптимизации можно сэкономить до 40% бюджета на закупки за счет сокращения трудозатрат и ошибок персонала, повышения доступности ходовых товаров, оборачиваемости склада и поддержания сбалансированного запаса. Автоматизированные системы способны самостоятельно анализировать динамику продаж с учетом сезонности, акций, вычисляет уровень обеспеченности товарами и потребность в пополнении, автоматически формируя заказ на закупку поставщику.

Какую оптимизацию выбрать

Когда компания понимает, что Excel-таблиц уже не хватает для контроля над запасами, руководство выбирает вариант оптимизации, который максимально закроет бизнес-задачи и сможет масштабироваться. Приведем основные направления:

• Разработать собственную систему

При таком варианте можно учесть специфику всех процессов и задач компании. Не нужно инвестировать в чужой софт и его дальнейшую поддержку. Однако такой вариант автоматизации закупок – самый дорогой: для создания эффективной системы потребуется команда опытных специалистов, которые выстроят логику процессов закупок и разработают продукт. Такой проект может длиться долго: от полугода до нескольких лет, так как штатный IT-отдел всегда занят несколькими задачами.

Стабильная работа самописной системы может зависеть от внутренних разработчиков: вся информация о функционировании и поддержке решения есть у нескольких сотрудников, и часто ее никак не документируют. Если они уйдут из компании, не исключено, что платформу придется менять: без четко описанной структуры она быстро станет неповоротливой и будет противоречить сама себе, в ней будет сложно разобраться новому разработчику.

• Внедрить готовую систему

К плюсам можно отнести то, что такой продукт проверен не на одном бизнесе, и обычно хорошо документирован, а стоимость основных компонентов известна заранее. Покупка и внедрение систем управления запасами обойдется бизнесу в сумму от 400 000 рублей до нескольких миллионов. Стоимость будет зависеть от класса решения, процессов в компании, количества SKU, точек продаж и других факторов. Помимо инвестиций на покупку ПО бизнесу придется озаботиться вопросом ИТ-инфраструктуры для реализации проекта: дополнительные вычислительные мощности, вопросы информационной безопасности, интеграция с учетной системой, поддержка. Автоматизация заказа может занять от трех месяцев до 1,5 года.

• Использовать облачные сервисы

Еще один вариант: выбрать инструмент по модели подписки, которая позволяет пользоваться системой, не внедряя ее. Этот вариант подходит для компаний, которым нужно срочно оптимизировать запасы и не тратить значительные средства на покупку лицензий и ИТ-оборудование. Такое решение не будет модифицироваться под конкретную компанию, но бизнес может выбрать систему, в которой есть вся необходимая функциональность. Иногда можно воспользоваться пробным периодом, чтобы оценить, хватает ли выбранных ресурсов для стабильной работы. В последствии решение можно будет масштабировать по мере роста потребностей.

Внедрение или подключение системы автозаказа само по себе не гарантирует снижения запасов, эффективной борьбы с упущенными продажами и повышения доступности товаров. Это инструмент, и результат зависит от того, как им пользоваться.

После установки базовых настроек и начала работы в системе необходимо перейти к более тонким настройкам и – уже экспертно – подходить к управлению закупками. Корректная установка параметров для конкретной ситуации позволит выравнивать складские остатки, снижать over-of-stock, повысить доступность товара и освободить замороженные средства.

Поэтому старайтесь адаптировать автоматические решения под нужды вашего бизнеса с учетом его особенностей. Но забывайте о том, что эффективность технологий зависит от людей, которые их применяют.

Александра Москаленко, руководитель направления «Управление запасами» ГК «КОРУС Консалтинг»