Как EDI помогает поставщикам зарабатывать

Когда география продаж компании охватывает почти все регионы и каждый из 18 филиалов живет своей собственной жизнью, логичным шагом в доведении бизнес-процессов до совершенства становится внедрение EDI. Каких ошибок можно избежать на старте работы и как в 4 раза увеличить количество принятых заказов рассказали Алексей Курносов, руководитель проектов ЭДО ОАО «Хлебпром», и Юлия Леоненко, консультант по внедрению КОРУС Консалтинг СНГ.

Пробить потолок в 500 заказов

Когда поставщик увеличивает свое присутствие на территории страны, количество входящих заказов растет. И в какой-то момент обрабатывать их вручную становится невозможно. Здесь помогает EDI.
Желание пробить головой потолок в 500 заказов в день на одного оператора заставило «Хлебпром» перейти на EDI. Сегодня один сотрудник компании поставщика может обрабатывать приблизительно 600 заказов, и логисты больше не думают о том, что не успеют обработать весь массив входящих.

Как выбрать оператора для многофилиальной компании

Для крупного производителя цена — не самый значительный критерий при выборе оператора электронного документооборота. Важнее — опыт разработчиков в оптимизации продукта под персональные задачи, понимание потребностей своих клиентов. В нашем случае мы искали компанию, которая консолидирует системы всех 18 филиалов «Хлебпрома» и реализует маршрутизацию так, чтобы каждый видел только свои заказы. Помимо возможности индивидуального подхода к заказчику, есть три основных критерия отбора, которые стоит с пристрастием изучить при выборе оператора для производителя федерального масштаба.

• Сотрудничество оператора с торговыми сетями

Первопроходцы EDI в ритейле — торговые сети. Как правило, именно от них к поставщикам поступает запрос на внедрение электронного документооборота. И они определяют лидеров со стороны операторов. Чем большее количество торговых сетей оператором охвачено, тем успешнее пройдет ваш переход на новые рабочие рельсы.

• Географическое покрытие оператора

От присутствия провайдера электронного документооборота в регионах работы всех подразделений заказчика зависит время на интеграцию сервиса. Выбрав несколько небольших операторов для создания общей системы, столкнешься с проблемой интеграции их продуктов друг с другом. Процесс разработки от этого только затянется.

• Уровень технической поддержки (скорость реакции и решения задач)

Клиентский сервис на стороне оператора должен работать круглосуточно. Это вопрос материальных потерь: когда уведомление о заказе не пришло вовремя, мы теряем деньги. Для таких случаев на стороне провайдера должна работать система отслеживания «зависших» заказов. Для компаний, раздробленных на филиалы, также будет не лишним узнать, может ли провайдер отслеживать заказы от сетей, отправленные не в конкретное региональное представительство. Чтобы не проворонить их, техническая поддержка оператора должна вовремя перенаправить вопрос в клиентскую службу поставщика, чтобы он вручную определил заказ по нужному адресу.

• Длительность внедрения доработок

От периода внедрения системы и всех доработок зависит самое главное — своевременная оплата торговыми сетями товаров поставщика. Поэтому, чтобы пока ведется разработка, не росла сумма дебиторской задолженности, стоит заранее правильно выбрать модель, по которой будет внедряться система.

• Наличие соглашения об уровне сервиса

Важно, чтобы провайдер был готов разделить риски, связанные с недопоставками продукции поставщиком, особенно если это связано с несвоевременной передачей заказов поставщику.
Переходный период: выбор модели интеграции

Многофилиальная система «Хлебпрома» требовала перехода всех филиалов на единый подход. Сложность была в том, что во время этого процесса нам нужно было поддерживать работоспособность системы заказов.

Самый простой способ решения этой проблемы — отправка покупателем заказов только в «свой» филиал. Но покупатель не всегда знает, да и не обязан знать, какой филиал будет исполнять его заказ.
Второй способ — использование централизованной базы данных всех филиалов. В этом случае не потребуется маршрутизация, а значит — внедрение займет меньше времени и не навредит бизнес-процессам. К этому же способу можно отнести и маршрутизацию на стороне поставщика. В этом случае все заказы провайдер отправляет в IT-центр поставщика, который в свою очередь самостоятельно распределяет их по филиалам.

Также существует возможность маршрутизации на стороне провайдера. К ней стоит прибегать в том случае, когда ваша внутренняя система не готова к первым двум вариантам. В этом случае работы по маршрутизации берет на себя провайдер, но поставщик должен периодически отправлять провайдеру актуальную информацию о маршрутизации. «Хлебпром» выбрал именно этот вариант.
В случае настройки подобной маршрутизации (на стороне провайдера) обычная схема прохождения документов выглядит так:

Для настройки поставщику необходимо подготовить следующую информацию для провайдера:
1) cписок филиалов и их GLN;
2) каталог, содержащий соотношение «точка доставки покупателя – филиал поставщика»;
3) получить информацию от провайдера о GLN фиктивных торговых сетей и завести их у себя в учетной системе, которые будут присвоены торговым сетям для этой маршрутизации – с этим идентификатором продавца документы будут поступать уже непосредственно в филиалы.
В зависимости от платформы, на которой происходит документооборот, принцип маршрутизации может меняться (без использования фиктивных аккаунтов покупателей, без замены GLN продавца на филиальный) – в случае использования поставщиком канала FTP, например, документы могут распределяться в отдельные для каждого филиала каталоги, доступ к которым этот филиал получает заранее. Фиктивный аккаунт покупателя для этого случая возникнет только в случае, если поставщик захочет просматривать свои документы и на веб-интерфейсе EDI-платформы.

Что еще попросить у провайдера

Перед общением с провайдером очень важно сформулировать перечень всех особенностей вашего бизнеса и потенциальных доработок к существующему продукту. Это индивидуальный вопрос, но мы приведем пример того, что может в подобный запрос входить.

Специально для «Хлебпром» КОРУС Консалтинг СНГ разработали индивидуальную форму отчетов, с помощью которых реестры заказов выгружаются с платформы в таблицу. Она позволяет сверять данные о количестве заказов на нашей стороне с количеством заказов, поступивших в систему провайдера. Сравнение этих данных позволяет выявить «повисшие» заказы.

Важная для оперативной реакции на «потерявшиеся» заказы доработка — система автоматических оповещений о поступлении заказов без определенного адресата. Сообщение о возникновении такого заказа направляется оператору, и он самостоятельно отправляет его в нужный филиал.

И последнее: главное правило хорошего поставщика — поддерживать высокий уровень сервиса для своих клиентов — торговых сетей. Уровень сервиса — это роскошь, которую можешь себе позволить, когда вся рутина автоматизирована, и люди могут уделять больше времени каждому отдельному клиенту. Система EDI позволяет и расти, и сохранять лояльность каждого нашего клиента.